امتحان السكرتارية أهلا و مرحبا بكم في الامتحان النهائي لدبلوم السكرتارية التنفيذية الرجاء قبل البدء بالتنفيذ الانتباه لمايلي : كتابة الاسم الثلاثي : الاسم - اسم الأب - الكنية و باللغة الانكليزية و بشكل صحيح . الانتباه للوقت فمدة الامتحان 50 دقيقة . لا تتسرع , خذ وقتك . اقرأ السؤال جيدا . الاسم الثلاثي بالانكليزية العبارة الصحيحة فيما يأتي: لا يوجد فرق بين السكرتارية والطباعة الطباعة هي جزء من الأعمال التي تمارسها السكرتارية يتلخص عمل السكرتارية في معالجة البريد الوارد والصادر فقط من الاتصالات الصاعدة : الشكاوى التوجيهات الإرشادات الأوامر من فوائد التخطيط اليومي : يعتبر التخطيط اليومي من أفضل أنواع التخطيط لمواجهة الظروف القاهرة غير المتوقعة. يصلح للأعمال التي تتطلب الإعداد المسبق يصلح للأعمال التي يتطلب إنجازها أكثر من يوم من عيوب طريقة الترتيب العددي للملفات الرجوع إلى الفهرس قد يؤدي إلى بعض التأخير أدوات الحفظ مكلفة . لا يمكن المحافظة على سرية المعلومات العبارة الصحيحة فيما يأتي: كان الناس متفاؤلون في بداية فصل الشتاء كان الناس متفائلون في بداية فصل الشتاء كان الناس متفائلين في بداية فصل الشتاء كان الناس متفاءلون في بداية فصل الشتاء الاتصالات الأفقية هي: الاتصالات التي تكون من قاعدة الهيكل التنظيمي إلى المستويات العليا الاتصالات التي تكون من قمة الهيكل التنظيمي إلى المستويات الدنيا الاتصالات التي تتم بين رئيس قسم وموظف في قسم أخر كل ما سبق خاطئ من الصفات الشخصية للسكرتير/ة أن تكون ملمة بمهارة الاتصالات أن تكون ملمة بمهارة تحديد المواعيد والاستقبال أن تكون صادقة أمينة تحفظ أسرار المؤسسة أن تكون قادرة على التعبير بلغة صحيحة بالإضافة إلى التمكن من اللغة الإنجليزية من المواصفات المميزة للتقارير الجيدة أن يكون هنالك هدف واضح لكتابة التقرير عدم إجراء مقارنات واقعية بين الأداء الحالي وبين الأداء والمنجزات السابقة التقرير الذي يتضمن مجرد كلمات أفضل من التقرير الذي يتضمن رسومات بيانية التقارير التي لا يوجد بها توصيات أفضل لأنها تعطي المدير حرية عمل الإجراء الذي يريده من أهم وظائف السكرتارية التعليمية حضور الجلسات مع المدير للاستعانة به من الناحية القانونية مساعدة أعضاء هيئة التدريس في القسم بالبحوث التي يقومون بها التمتع بحق التوقيع على كافة الرسائل التي تصدر عن مكتب المدير حفظ سجلات المرضى والمراجعين من مزايا الاجتماعات الناجحة: صعوبة الوصول إلى رأي واحد سيطرة الأقلية بحيث يكون القرار المتخذ معبرا عن رأي عدد قليل من الأعضاء كالمدير مثلا التهرب من القيام بعمل معين أنها تمثل وجهات النظر المختلفة وتكون قراراتها أكثر مراعاة لمصالح الجماعة من الأعمال التي يقوم بها السكرتير/ة قبل الاجتماع: إعلان القرارات إعداد جدول الأعمال متابعة تنفيذ القرارات اختيار المدعوين للاجتماع الهدف من توثيق المراسلة الواردة لتحديد مسؤولية التأخير في الرد على المراسلة. اتخاذ الإجراء اللازم على المراسلة كي لا تتحمل المؤسسة مسؤولية تأخير إيصال المراسلة من قبل المؤسسة الأخرى جميع ما ذكر صحيح أفضل طريقة لتصنيف التعليمات مثل القوانين والأنظمة والقرارات هي التصنيف الزمني التصنيف اللفظي التصنيف الجغرافي جميع ما ذكر صحيح الرسالة الموجهة لجهة خارجية تسمى مذكرة داخلية نموذج رسمي كتاب رسمي مذكرة خارجيةالمساعد الإداري من مهامه استقبال الزوار صح خطأيعتبر الحوار الذي دار بين الموظفين أثناء تناول وجبة الغداء بعد انتهاء العمل : اتصال رسمي شفوي صاعد اتصال غير رسمي شفوي مباشر اتصال غير رسمي شفوي غير مباشر اتصال رسمي شفوي مباشرواحدة مما يلي تعتبر من معوقات الاتصال : اللغة تكرار الاتصال الصور الفوتوغرافية الاتصال الشفهيعند استدعاء موظف لمقابلة المدير لا يجب إخبار الموظف بغرض المقابلة . صح خطأإذا قام أحدهم بإلغاء موعد مع رئيسك فليس من اللائق ان تسأليه عن إمكانية تحديد موعد آخر في وقت لاحق . صح خطألإلغاء موعد مع شخصية هامة يكفي ان يقوم المدير بكتابة رسالة اعتذار يوضح فيها أسباب و دوافع إلغاء الموعد . صح خطأالسكرتارية القانونية هي احد أنواع : السكرتارية العامة السكرتارية التعليمية السكرتارية المتخصصة السكرتارية التنفيذية ليست من أعمال السكرتير الصحفي : يزود الرئيس بجميع الأنباء المحلية والعالمية التي لها علاقة بمنشأته يحضر المؤتمرات الصحفية التي يعقدها الرئيس يحضر الجلسات مع الرئيس للاستعانة به من الناحية القانونيةعند التحضير لإجتماع , أي مما يلي ليست من مهام السكرتير ؟ إعداد بطاقة الدعوة للاجتماع . إدارة الاجتماع . تسجيل أسماء الحضور و الغياب . كتابة محضر الاجتماع .أثناء استقبال الزوار يجب على السكرتير اتباع كل الخطوات التالية باستثناء : استقبال الزوار مجادلة الزائر بشأن الهدف من زيارته جدولة المواعيد تصنيف الزوارمن الصفات الشخصية الواجب توافرها في السكرتيرة , القدرة على نسخ المعاملات الخاصة بمكتب المدير . صح خطأالسكتيرة هي أمينة سر للمدير الذي تعمل معه . صح خطأيجب على السكرتيرو أن لا تتدخل في ترتيبات سفر المدير لأداء عمل في الخارج لأنه يعتبر تدخلا في اموره الشحصية . صح خطأالمرونة تعني : التعامل مع المواقف الحرجة بشكل حازم . صح خطأجدول الأعمال هو عبارة عن المحاور التي اتفق عليها المجتمعون أثناء الاجتماع . صح خطأواحد ممايلي يعتبر من الأجزاء الثانوية للرسالة : التاريخ رقم الرسالة المرفقات التحية و الافتتاحيةترتيب المحفوظات حسب التاريخ الذي وصلت فيه إلى المؤسسة تصنيف موضوعي تصنيف زمني تصنيف اسمي تصنيف شكليالعملية التي يمكن من خلالها استرجاع المحفوظات بسرعة و سهولة هي : التصنيف الحفظ الفهرسة الترميزواحد من البرامج التالية لا يعتبر من مجموعة برانج " أوفيس " Visio outlook SPSSمن الأمور الهامة التي يجب ذكرها في سجل المواعيد : اسم الشخص أو المجموعة تاريخ و موعد المقابلة مكان المقابلة الغرض من المقابلة مدة المقابلةمن أعمال مدير المكتب : التمتع بحق التوقيع على كافة الرسائل الصادرة عن مكتب الرئيس صح خطألا يجب على مدير المكتب حضور الاجتماعات مع الرئيس . صح خطأمن أعمال السكرتيرة الخاصة : تنظيم وقت الرئيس خارج المنشأة تقديم التقارير عن الموضوعات التي يحتاجها الرئيس مساعدة الرئيس في ترتيبات السفر دراسة ما يقدم له نم قبل رئيسه في مجاله الخاص مع تقديم فني موجز هو سكرتير متخصص يعمل بمكتب الرئيس ويعتبر من مراكز القوى بالمنشأة ويتمتع بمكانة عالية ونفوذ ملحوظ مدير المكتب السكرتير القانوني السكرتير الخاص كل ما سبق خاطئيعتبر تجديد النماذج والتصاميم المكتبية : أحد الأمثلة على الأعمال التي تحدث بشكل سنوي بشكل شهري بشكل يوميمن مقومات الخطة السنوية ان تتضمن الإجراءات التي تستمر لمدة سنة ودون تغيير أو تعديل تصلح للأعمال التي يتم إنجازها بشكل أسبوعي أو يومي تتضمن الأعمال التي يتطلب الإعداد لها مدة سنة الصوت الجميل هو الطريقة الوحيدة لجذب انتباه الآخرين صح خطأ الرد على الهاتف بالسرعة الممكنة يعني : بعد الرنين الأول أو الثاني بعد الرنين الثالث أو الرابع ليست هناك قاعدة معينةأي ممايلي يعتبر الأسلوب الأكثر صحة في الردود التالية عند استلام مكاملة هاتفية : أكاديمية أونلاين أكاديمي , معكم السكرتيرة منى تفضل . أكاديمية أونلاين أكاديمي , معكم السكرتيرة منى تفضل كيف يمكنني مساعدتك . مرحبا , أكاديمية أونلاين أكاديمي تفضل كيف يمكنني مساعدتك . ألو تفضل كيف يمكنني مساعدتكم ؟ الرسائل المرسلة إلى المديرين يفضل عدم فتحها وترسل إلى المديرين أو السكرتير العام او الخاص صح خطأفي سجل المراسلات الواردة لا يجب ذكر تاريخ الرد أو الحفظ صح خطأمن الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتيرة قوة الثقة بالنفس القدرة على التعبير بلغة صحيحةمن الصفات العملية للسكرتيرة : الطباعة و النسخ الإملاء معالجة البريد الوارد والصادر مهارات الاتصال قوة الشخصية أي ممايلي يعتبر من مزايا الحفظ المعلق يمكن وضع دولاب الحفظ في تجويف في الحائط الملفات متقاربة مما يقلل من احتمال ضياع المستنداتمن عيوب الترتيب الهجائي أنه لا يحتاج إلى فهرس . صح خطأ التعاميم: وهى عبارة عن توجيهات وارشادات معينة تصدرها الادارة العليا فى المنشأة الى اقسامها واداراتها وتعتبر من طرق الاتصال : المباشر الغير مباشر
