امتحان السكرتارية أهلا و مرحبا بكم في الامتحان النهائي لدبلوم السكرتارية التنفيذية الرجاء قبل البدء بالتنفيذ الانتباه لمايلي : كتابة الاسم الثلاثي : الاسم - اسم الأب - الكنية و باللغة الانكليزية و بشكل صحيح . الانتباه للوقت فمدة الامتحان 50 دقيقة . لا تتسرع , خذ وقتك . اقرأ السؤال جيدا . الاسم الثلاثي بالانكليزية العبارة الصحيحة فيما يأتي: لا يوجد فرق بين السكرتارية والطباعةالطباعة هي جزء من الأعمال التي تمارسها السكرتاريةيتلخص عمل السكرتارية في معالجة البريد الوارد والصادر فقط من الاتصالات الصاعدة : الشكاوىالتوجيهاتالإرشاداتالأوامر من فوائد التخطيط اليومي : يعتبر التخطيط اليومي من أفضل أنواع التخطيط لمواجهة الظروف القاهرة غير المتوقعة.يصلح للأعمال التي تتطلب الإعداد المسبقيصلح للأعمال التي يتطلب إنجازها أكثر من يوم من عيوب طريقة الترتيب العددي للملفات الرجوع إلى الفهرس قد يؤدي إلى بعض التأخير أدوات الحفظ مكلفة . لا يمكن المحافظة على سرية المعلومات العبارة الصحيحة فيما يأتي: كان الناس متفاؤلون في بداية فصل الشتاءكان الناس متفائلون في بداية فصل الشتاءكان الناس متفائلين في بداية فصل الشتاءكان الناس متفاءلون في بداية فصل الشتاء الاتصالات الأفقية هي: الاتصالات التي تكون من قاعدة الهيكل التنظيمي إلى المستويات العلياالاتصالات التي تكون من قمة الهيكل التنظيمي إلى المستويات الدنياالاتصالات التي تتم بين رئيس قسم وموظف في قسم أخركل ما سبق خاطئ من الصفات الشخصية للسكرتير/ة أن تكون ملمة بمهارة الاتصالاتأن تكون ملمة بمهارة تحديد المواعيد والاستقبالأن تكون صادقة أمينة تحفظ أسرار المؤسسةأن تكون قادرة على التعبير بلغة صحيحة بالإضافة إلى التمكن من اللغة الإنجليزية من المواصفات المميزة للتقارير الجيدة أن يكون هنالك هدف واضح لكتابة التقريرعدم إجراء مقارنات واقعية بين الأداء الحالي وبين الأداء والمنجزات السابقةالتقرير الذي يتضمن مجرد كلمات أفضل من التقرير الذي يتضمن رسومات بيانيةالتقارير التي لا يوجد بها توصيات أفضل لأنها تعطي المدير حرية عمل الإجراء الذي يريده من أهم وظائف السكرتارية التعليمية حضور الجلسات مع المدير للاستعانة به من الناحية القانونيةمساعدة أعضاء هيئة التدريس في القسم بالبحوث التي يقومون بهاالتمتع بحق التوقيع على كافة الرسائل التي تصدر عن مكتب المديرحفظ سجلات المرضى والمراجعين من مزايا الاجتماعات الناجحة: صعوبة الوصول إلى رأي واحدسيطرة الأقلية بحيث يكون القرار المتخذ معبرا عن رأي عدد قليل من الأعضاء كالمدير مثلاالتهرب من القيام بعمل معينأنها تمثل وجهات النظر المختلفة وتكون قراراتها أكثر مراعاة لمصالح الجماعة من الأعمال التي يقوم بها السكرتير/ة قبل الاجتماع: إعلان القراراتإعداد جدول الأعمالمتابعة تنفيذ القراراتاختيار المدعوين للاجتماع الهدف من توثيق المراسلة الواردة لتحديد مسؤولية التأخير في الرد على المراسلة.اتخاذ الإجراء اللازم على المراسلةكي لا تتحمل المؤسسة مسؤولية تأخير إيصال المراسلة من قبل المؤسسة الأخرىجميع ما ذكر صحيح أفضل طريقة لتصنيف التعليمات مثل القوانين والأنظمة والقرارات هي التصنيف الزمنيالتصنيف اللفظيالتصنيف الجغرافيجميع ما ذكر صحيح الرسالة الموجهة لجهة خارجية تسمى مذكرة داخليةنموذج رسميكتاب رسميمذكرة خارجيةالمساعد الإداري من مهامه استقبال الزوار صحخطأيعتبر الحوار الذي دار بين الموظفين أثناء تناول وجبة الغداء بعد انتهاء العمل : اتصال رسمي شفوي صاعداتصال غير رسمي شفوي مباشراتصال غير رسمي شفوي غير مباشراتصال رسمي شفوي مباشرواحدة مما يلي تعتبر من معوقات الاتصال : اللغةتكرار الاتصالالصور الفوتوغرافيةالاتصال الشفهيعند استدعاء موظف لمقابلة المدير لا يجب إخبار الموظف بغرض المقابلة .صحخطأإذا قام أحدهم بإلغاء موعد مع رئيسك فليس من اللائق ان تسأليه عن إمكانية تحديد موعد آخر في وقت لاحق . صحخطألإلغاء موعد مع شخصية هامة يكفي ان يقوم المدير بكتابة رسالة اعتذار يوضح فيها أسباب و دوافع إلغاء الموعد .صحخطأالسكرتارية القانونية هي احد أنواع : السكرتارية العامةالسكرتارية التعليميةالسكرتارية المتخصصةالسكرتارية التنفيذية ليست من أعمال السكرتير الصحفي : يزود الرئيس بجميع الأنباء المحلية والعالمية التي لها علاقة بمنشأتهيحضر المؤتمرات الصحفية التي يعقدها الرئيسيحضر الجلسات مع الرئيس للاستعانة به من الناحية القانونيةعند التحضير لإجتماع , أي مما يلي ليست من مهام السكرتير ؟ إعداد بطاقة الدعوة للاجتماع .إدارة الاجتماع .تسجيل أسماء الحضور و الغياب .كتابة محضر الاجتماع .أثناء استقبال الزوار يجب على السكرتير اتباع كل الخطوات التالية باستثناء : استقبال الزوارمجادلة الزائر بشأن الهدف من زيارتهجدولة المواعيدتصنيف الزوارمن الصفات الشخصية الواجب توافرها في السكرتيرة , القدرة على نسخ المعاملات الخاصة بمكتب المدير .صحخطأالسكتيرة هي أمينة سر للمدير الذي تعمل معه .صحخطأيجب على السكرتيرو أن لا تتدخل في ترتيبات سفر المدير لأداء عمل في الخارج لأنه يعتبر تدخلا في اموره الشحصية .صحخطأالمرونة تعني : التعامل مع المواقف الحرجة بشكل حازم .صحخطأجدول الأعمال هو عبارة عن المحاور التي اتفق عليها المجتمعون أثناء الاجتماع .صحخطأواحد ممايلي يعتبر من الأجزاء الثانوية للرسالة : التاريخرقم الرسالةالمرفقاتالتحية و الافتتاحيةترتيب المحفوظات حسب التاريخ الذي وصلت فيه إلى المؤسسة تصنيف موضوعيتصنيف زمنيتصنيف اسميتصنيف شكليالعملية التي يمكن من خلالها استرجاع المحفوظات بسرعة و سهولة هي : التصنيفالحفظالفهرسةالترميزواحد من البرامج التالية لا يعتبر من مجموعة برانج " أوفيس "VisiooutlookSPSSمن الأمور الهامة التي يجب ذكرها في سجل المواعيد : اسم الشخص أو المجموعة تاريخ و موعد المقابلة مكان المقابلة الغرض من المقابلة مدة المقابلةمن أعمال مدير المكتب : التمتع بحق التوقيع على كافة الرسائل الصادرة عن مكتب الرئيسصحخطألا يجب على مدير المكتب حضور الاجتماعات مع الرئيس .صحخطأمن أعمال السكرتيرة الخاصة : تنظيم وقت الرئيس خارج المنشأة تقديم التقارير عن الموضوعات التي يحتاجها الرئيس مساعدة الرئيس في ترتيبات السفر دراسة ما يقدم له نم قبل رئيسه في مجاله الخاص مع تقديم فني موجز هو سكرتير متخصص يعمل بمكتب الرئيس ويعتبر من مراكز القوى بالمنشأة ويتمتع بمكانة عالية ونفوذ ملحوظ مدير المكتبالسكرتير القانونيالسكرتير الخاصكل ما سبق خاطئيعتبر تجديد النماذج والتصاميم المكتبية : أحد الأمثلة على الأعمال التي تحدث بشكل سنويبشكل شهريبشكل يوميمن مقومات الخطة السنوية ان تتضمن الإجراءات التي تستمر لمدة سنة ودون تغيير أو تعديل تصلح للأعمال التي يتم إنجازها بشكل أسبوعي أو يومي تتضمن الأعمال التي يتطلب الإعداد لها مدة سنة الصوت الجميل هو الطريقة الوحيدة لجذب انتباه الآخرين صحخطأ الرد على الهاتف بالسرعة الممكنة يعني : بعد الرنين الأول أو الثانيبعد الرنين الثالث أو الرابعليست هناك قاعدة معينةأي ممايلي يعتبر الأسلوب الأكثر صحة في الردود التالية عند استلام مكاملة هاتفية :أكاديمية أونلاين أكاديمي , معكم السكرتيرة منى تفضل .أكاديمية أونلاين أكاديمي , معكم السكرتيرة منى تفضل كيف يمكنني مساعدتك .مرحبا , أكاديمية أونلاين أكاديمي تفضل كيف يمكنني مساعدتك .ألو تفضل كيف يمكنني مساعدتكم ؟ الرسائل المرسلة إلى المديرين يفضل عدم فتحها وترسل إلى المديرين أو السكرتير العام او الخاص صحخطأفي سجل المراسلات الواردة لا يجب ذكر تاريخ الرد أو الحفظ صحخطأمن الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتيرة قوة الثقة بالنفسالقدرة على التعبير بلغة صحيحةمن الصفات العملية للسكرتيرة : الطباعة و النسخ الإملاء معالجة البريد الوارد والصادر مهارات الاتصال قوة الشخصية أي ممايلي يعتبر من مزايا الحفظ المعلق يمكن وضع دولاب الحفظ في تجويف في الحائطالملفات متقاربة مما يقلل من احتمال ضياع المستنداتمن عيوب الترتيب الهجائي أنه لا يحتاج إلى فهرس .صحخطأ التعاميم: وهى عبارة عن توجيهات وارشادات معينة تصدرها الادارة العليا فى المنشأة الى اقسامها واداراتها وتعتبر من طرق الاتصال :المباشرالغير مباشر
